Gefco

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Contrôle interne : des résultats fiables en temps réel
En bref

GEFCO, acteur majeur de la logistique automobile et industrielle applique les recommandations de l’AMF en matière de contrôle interne et de gestion des risques.

L’entreprise met ainsi en œuvre un dispositif s’appuyant – entre autres – sur l’auto-évaluation du contrôle interne par chaque responsable de centre de profits.

Dématérialiser les auto-évalutations du contrôle interne

Jusqu’en 2010, les auto-évaluations étaient réalisées au moyen de questionnaires Excel et consolidées manuellement. La collecte d’information était fastidieuse, le processus était long et l’analyse était complexe.

Objectifs
  • Accélérer la collecte à l’analyse des auto-évaluations
  • Améliorer la qualité des questionnaires
  • Générer facilement des rapports lisibles et chartés
  • Déclarer et de piloter facilement les risques auxquels l’entreprise est exposée

Solution adoptée

Les fonctionnalités natives de XTCO répondent aux besoins exprimés par GEFCO :

  • Questionnaires multilingues : français-anglais,
  • Conditionnement de l’affichage en fonction du profil du répondant,
  • Facilité de conception et d’évolution des questionnaires,
  • Possibilité de quitter et de reprendre l’évaluation à tout moment,
  • Workflow de validation des questionnaires,
  • Consolidation automatique des résultats.

En complément des questionnaires, un portail internet a été mis en place permettant à chaque manager d’accéder au reporting et à ses questionnaires historisés.

Résultats

Depuis le mois de novembre 2010, la solution d’XTCO a permis à GEFCO la collecte de plus de 300 questionnaires dans 27 pays et fournit une restitution des résultats en temps réel.

Le portail développé par XTCO permet aussi de déclarer et de piloter les risques auxquels l’entreprise est exposée. Comme pour les auto-évaluations, le suivi des risques était réalisé jusqu’à présent via Excel.

L’utilisation de la plateforme logicielle proposée par XTCO pour soutenir notre dispositif de contrôle interne et de gestion des risques s’est rapidement imposée, car l’application répond à tous nos besoins.

Depuis sa mise en place chez GEFCO, les délais de collecte et de traitement de l’information s’en sont trouvés nettement réduits. Le temps ainsi gagné nous permet d’être plus réactifs dans la mise en œuvre de nos plans d’action.

La qualité des questionnaires générés et la convivialité du reporting mis à disposition sur le portail renforcent l’image du contrôle interne auprès des managers de GEFCO.

Tout au long du projet, nous avons pu compter sur le professionnalisme et la réactivité d’XTCO pour respecter un calendrier extrêmement serré.

Désormais, ce sont d’autres directions de l’entreprise qui sont intéressées par l’application.

Stéphane Bernardeau, responsable contrôle interne, gestion des risques chez GEFCO
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