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QSE : l'importance de l'analyse et du partage de l'information

Dans notre précédent article 7 bonnes pratiques pour réussir son audit qualité, nous nous sommes principalement concentrés sur le Plan Do Check de la célèbre roue de Deming. Le dernier maillon “act” était lui moins abordé. Non pas qu’il soit moins important, au contraire ! La valeur ajoutée de l’audit qualité réside en grande partie dans la pertinence de son rapport d’analyse et de sa diffusion auprès des bons interlocuteurs. Voilà pourquoi, nous voulions lui dédier un article entier et le voici !

Le rapport d’audit : point de départ des actions correctives et préventives

Les constats tirés du rapport d’audit vont permettre d’identifier les actions correctives et préventives à mettre en place.

Pour cela, le rapport d’audit doit mettre en exergue :

  • Les points sensibles : il s’agit d’éléments conformes aux exigences, mais qui tendent à dériver et donc à devenir non-conformes. Attention cependant : veillez à la pertinence des observations que vous qualifiez de points sensibles. Cette partie ne doit pas devenir un “débarras”. En effet, les points sensibles sont parfois mis de côté par certains organismes de certification, car ils deviennent facilement un “pêle-mêle” d’observations.

  • Les pistes de progrès : ce sont les recommandations de l’auditeur. C’est l’occasion pour l’auditeur de formuler par écrit ses conseils.

  • Les points forts : ce sont les éléments qui dépassent les exigences des référentiels internes et externes de l’entreprise et qui la mènent vers la progression et la performance durable. Rappelez-vous que les points forts sont aussi importants à noter que les points sensibles. Vous pourrez ainsi partager avec d’autres divisions les bonnes pratiques !

  • Les non-conformités mineures : il s’agit des éléments non-conformes n’ayant pour l’instant donné lieu à aucune conséquence. Le risque est potentiel.

  • Les non-conformités majeures : ce sont les éléments non-conformes, qui eux, ont eu des conséquences. Le risque est avéré.

Les différents points cités ci-dessus sont à mettre en corrélation avec le périmètre de l’audit. Le rapport doit donc aussi contenir les indications suivantes : la division, les processus, les activités auditées, ainsi que la référence des auditeurs, le plan d’audit et la mention des personnes rencontrées durant l’audit.

Pour inscrire l’entreprise dans une amélioration continue et rester compétitif, il est nécessaire d’identifier ces différents points le plus vite possible. C’est d’ailleurs pour cette raison que les exigences des services qualité ont évolué ces dernières années. Alors qu’avant les audits qualité permettaient de mettre en place des actions correctives sur une période étendue, il est désormais demandé aux Responsables Qualité de faire preuve de bien plus de réactivité sur la partie “Act” de leur travail.

Comment engager les différentes divisions dans l’Act ?

Pour mener à bien et rapidement les actions correctives, les différentes divisions impactées doivent se sentir engagées dans cet audit. Pour répondre à ce besoin, il n’y a pas de secret (ou bien un seul) : une analyse segmentée doit être adressée aux différentes divisions.

Chacun de vos interlocuteurs doit pouvoir trouver dans le rapport que vous leur adressez, les éléments qui les concernent. Un rapport d’audit bien segmenté permettra aux différentes divisions de lire plus facilement et plus rapidement les conclusions de votre rapport. Leur réponse (et donc le pan Act de la roue de Deming) sera d’autant plus pertinente et rapide.

Le time to act : un enjeu pour les services qualité

Au-delà de la visibilité de vos rapports, le temps est un élément important. Plus vite les décisionnaires des actions correctives auront l’information, plus vite ils pourront agir. Nous ne sommes plus dans une logique à moyen terme, mais à très court terme, voire instantanée.

XTCO, un outil d’alerting pour vos audits

XTCO est un outil qui vous permet de créer vos audits qualité, de générer des rapports automatiques et segmentés et d’avoir un suivi en temps réel des réponses. Ainsi, lorsqu’une non-conformité est identifiée, les décisionnaires sont directement informés et peuvent agir le plus rapidement possible. Vous pouvez enfin dire adieu à vos fichiers Excel chronophages !

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