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7 bonnes pratiques pour réussir son audit qualité

L’audit qualité est un des exercices les plus compliqués parce qu’il nécessite un niveau de détails et d’exactitude particulièrement élevé. Le questionnaire est donc une clé de voûte de l’audit qualité. Aussi, pour le réussir, il y a quelques bonnes pratiques à connaître.

  1. Gardez à l’esprit la roue de Deming
    Sans doute la connaissez-vous déjà : Plan-Do-Check-Act. Plan : Établissez vos objectifs, listez les tâches à effectuer, définissez la façon dont vous administrez votre audit et bien sûr : préparez votre questionnaire. Do : Passez à l’action et diffusez votre questionnaire. Check : Vérifiez les résultats. Mesurez et comparez avec vos précédents audits qualité. Act : Tirez des décisions suite aux constats que vous aurez pu faire grâce aux résultats obtenus.
    Répétez ces 4 étapes si nécessaire jusqu’à l’obtention de résultats fiables.

  2. Cartographiez les processus et informez-vous des contextes
    C’est une étape fondamentale. En maîtrisant les fonctionnements internes, votre questionnaire n’en sera que plus pertinent et vos résultats plus précis. La connaissance des fonctionnements et des contextes est donc une étape inévitable pour réussir un audit qualité.

  3. Relisez les audits précédents (s’il en existe)
    Cela permet de s’imprégner de l’existant et de mieux axer vos questions. Cette étape vous permettra aussi de faire des focus sur des problématiques que vous aurez identifiées lors des précédents audits. Vous aurez ainsi une continuité dans vos enquêtes.

  4. Listez les thèmes à aborder
    Une fois les étapes précédentes réalisées, listez les sujets qui vous semblent importants à traiter. Vous pourrez ainsi mieux organiser votre questionnaire et serez sûrs de ne pas passer à côté d’un point important.

  5. Utilisez le vocabulaire interne
    Vous allez adresser votre audit qualité à des experts qui auront des expressions très spécifiques à leur métier. Veillez à utiliser ce même vocabulaire. Vous éviterez ainsi toute ambiguïté.

  6. Variez le format de vos questions
    En variant questions ouvertes et fermées, vous pourrez faire des analyses qualitatives et quantitatives. Cela vous aidera grandement dans les étapes 3 et 4 de la roue de Deming. Nous vous conseillons aussi la méthode du QQOQCCP (Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi). Cette méthode vous aidera à récolter une liste d’informations quasi exhaustive sur la situation. L’idéal dans le cadre d’un audit de qualité est de permettre à vos répondants d’appuyer leurs réponses avec des médias qu’ils importent (par exemple une photo d’un produit défaillant ou une fiche produit en pdf, etc.).

  7. Ne négligez pas la diffusion de votre audit qualité.
    Que vous alliez sur le terrain mener vous même votre audit qualité ou que vous le diffusiez directement, le terminal utilisé n’est pas à négliger. Utiliserez-vous un ordinateur ? Une tablette ? Un téléphone ? Par e-mail ? Via un site dédié ? Via une interface qui vous est propre ? Vos répondants sont-ils nomades ? Un grand nombre de paramètres est à prendre en compte pour avoir des réponses fiables, argumentées et complètes.

En suivant ces quelques bonnes pratiques, vous devriez obtenir toutes les réponses utiles à votre analyse. Pour vous faciliter les prochains audits qualité, diffuser au mieux les résultats, voire être alerté selon les réponses, vous pouvez en place un portail web permettant à chaque membre de votre équipe d’accéder au reporting et à ses questionnaires historisés.

Lisez aussi cette étude de cas de Socotec. Vous êtes à la recherche d’un outil complet pour vos audits qualité ? Contactez-nous